Учет приобретения топлива по талонам. Выдача бензина


Ведомость учета ГСМ. Образец и бланк 2017-2018 года

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк ведомости учета выдачи ГСМ .xlsСкачать образец ведомости учета выдачи ГСМ .doc

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

assistentus.ru

Транспортировка, хранение и выдача горюче-смазочных материалов

 

Жидкие топлива доставляются в автотранспортные предпри­ятия (АТП) или на автозаправочные станции (АЗС) с ближайших нефтебаз автоцистернами. Предпочтительным является центра­лизованный метод доставки нефтепродуктов, поскольку позволя­ет сохранить качество перевозимых нефтепродуктов, снизить их потери и затраты на перевозку. Централизованный метод дос­тавки предусматривает комплекс мероприятий по подготовке к транспортировке, погрузке и доставке ГСМ к потребителю, оформлению необходимой документации.

На небольшие расстояния топливо может перевозиться не­большими автоцистернами емкостью от 2 до 8 м3: АТЗ-2,2-5204, АТЗ-2,4-5201, АЦ-4,2-53А, АЦ-4,2-130, АЦ-8-500А, а на большие - автопо­ездом в составе тягача-цистерны АЦ-9-5320 и прицепа-цистерны ПЦ-9-8350 общей вместимостью 18м3 или полуприцепом-цистерной емкостью до 25м3.

Цистерны оборудуют насосом, всасывающим и нагнетающим рукавами, дыхательным клапаном, заземляющим устройством, противопожарными средствами. Дополнительно автоцистерны обо­рудуют фильтром тонкой очистки и счетчиками топлива. Каждая автоцистерна должна иметь паспорт местных орга­нов Госстандарта, где отмечается ее объем (в м3) и грузоподъ­емность (в тоннах).

При отпуске топлива с нефтебазы выдается паспорт ка­чества на отпускаемую продукцию. Вес отпускаемого топлива определяют взвешиванием автоцистерны на весах или по объему и удельному весу топлива. Удельный вес определяется по про­бе, взятой из цистерны. При приемке топлива проверяют пра­вильность документов, состояние цистерны, количество и ка­чество топлива.

Сжиженные нефтяные газы переходят в жидкое состояние их газообразного при обычной температуре и низких давлениях. Поэтому их транспортируют в резервуарах, рассчитанных на давление 1,6...2 МПа.

Сжатый природный газ - метан поступает на автомобильные газонаполнительные станции (АГНКС) по газопроводам под дав­лением 0,4...1,2 МПа. Здесь он очищается от механических примесей и компрессируется до 25...35 МПа. Сжатый до такого давления газ проходит через влагомаслоотделитель и устройс­тво сушки и поступает в аккумулятор высокого давления. Из него по трубопроводам поступает к заправочным устройствам.

Масла также как и жидкие топлива перевозятся в цистер­нах, возможно в бочках или специальной таре. Пластичные смазки доставляются в АТП в металлических или деревянных бочках.

Топливо из автоцистерны сливается в ре­зервуары самотеком или с помощью насосов. Наибольшее расп­ространение получили резервуары вместимостью 5, 10, 25, 50, 75 м3. Резервуары могут иметь наземное, полуподземное и под­земное хранение, так как оно менее огнеопас­но, обеспечивает минимальные потери топлива на испарение, не требует для слива насосных устано­вок.

Смесь паров бензина с воздухом (2...5%) является взрывоопасной. Поэтому для обеспечения противопожарной безопасности в резервуарах ис­пользуют системы с огневыми предохранителями, инертные газы или жидкости. Наибольшее распространение получили резервуары с огневыми предохранителями (рис. 5.4).

Для заполнения резервуара имеется наливное устройство 4 с фильтром. Конец наливной трубы располагается ниже обратного клапана всасывающей трубы, чтобы всегда был остаток топлива. Благодаря ему в сливном трубопроводе создается гидравлический затвор, который не позволяет воздуху (огню) по­падать внутрь. Во всасывающем трубопроводе установлен угло­вой огневой предохранитель 7, который представляет собой кор­пус с установленными с небольшим зазором двумя латунными сетками, имеющими 150...220 ячеек на 1см2. Мерное устройство 8 состоит из трубы с отверстиями, обтянутой латунной сеткой, внутрь которой вставлен мерный стержень (имеющий деления в единицах объема). Для удержания топлива во всасывающем тру­бопроводе установлен обратный клапан 9. Топливо всасывается насосом топливораздаточного устройства (ТРУ). На воздушной трубе установлен угловой и концевой угловой предохранители.

Для разряда статического электричества резервуар имеет за­земление. Представленный на рисунке 5.4 резервуар характе­рен для хранения бензинов. Резервуар для хранения дизтоплива дополнительно снабжается отсеками для 10-и дневного отстоя топлива, плавающим топливоприемником (для забора топлива с верхних слоев) и дополнительными фильтрами для очистки.

 

1 – резервуар; 2 – фундамент; 3 – заземление; 4 – наливное устройство; 5 – сливной фильтр; 6 – концевой огневой предохранитель; 7 – угловые огневые предохранители; 8 – мерное устройство; 9 – обратный клапан

Рисунок 5.4 – Схема подземного резервуара для хранения топлива

 

 

Сжиженные газы также хранятся в цистернах подземного расположения (рис.5.5). Они должны выдержать давление не менее 2 МПа. Цистерны оборудованы указателями уровня жид­кости 3, предохранительным клапаном 4, приборами контроля.

Жидкие масла хранят в резервуарах на складе. Склад мас­ла располагают недалеко от постов смазки, как правило, в под­вальных помещениях. Это обеспечивает слив в резервуары масел из транспортной тары и отработанных масел с постов смазки самотеком. Для каждого сорта смазочного масла предусматрива­ют отдельный резервуар.

 

 

1 – сливной трубопровод; 2 – всасывающий трубопровод; 3 – трубки указателей уровня; 4 – предохранительный клапан;5 – манометр; 6 – указатель максимального уровня; 7 – промывочная труба; 8 – резервуар; 9 - заземление

Рисунок 5.5 – Схема хранилища для сжиженного газа

 

 

Масло на посты смазки подается шестеренчатыми насосами. Отработанные масла собираются с помощью сливных воронок и подаются самотеком в цистерну, откуда насосами закачиваются в автоцистерну и отправляются на восстановление (регенерацию). Пластичные смазки хранятся в железной или де­ревянной таре. К постам смазки могут подаваться с помощью солидолонагнетателей.

Заправка автомобилей топливом осуществляется с помощью топливораздаточных колонок, состоящих из насоса, счетчика расхода и раздаточного пистолета. Наибольшее распространение полу­чили стационарные колонки с электромеханическим приводом прямоточного типа с дистанционным управлением типа КЭР-40-1, принципиальная схема которой представлена на рисунке 5.6.

1 – резервуар для топлива; 2 – фильтры; 3 – клапан обратный;

4 – роторно-шиберный насос; 5 – редукционный клапан;

6 – газоотделитель; 7 – расходометр; 8 – измерительный прибор;

9 – раздаточный пистолет

Рисунок 5.6 – Схема топливораздаточной колонки

 

Выпускаемые в настоящее время колонки работают в диапа­зоне температур от -40 до +46оС и относительной влажности воздуха не более 80%. Предел относительной погрешности сос­тавляет±0,5% от действительного количества топлива, прошед­шего через колонку. Производительность колонок может быть от 25 до 250 л/мин. ТРУ для дизельного топлива должна иметь фильтрующий элемент с номинальной тонкостью фильтрации не более 20 мкм.

Газонаполнительные колонки для сжиженного газа включают насосную станцию, фильтр, жидкостный счетчик, электромагнит­ный вентиль, заправочный шланг и присоединительное устройс­тво.

Можно заправлять автомобили путем слива сжиженного газа из резервуара, расположенного выше автомобиля, в баллоны. Для уравновешивания давлений баллоны и резервуар соединяют вторым трубопроводом. Баллоны заправляют до 90% объема, что­бы в результате возможного теплового расширения не произошла их разгерметизация.

Колонки для заправки сжатым газом располагают в специ­альных боксах. Они снабжены шлангом высокого давления с ма­нометром для определения начального давления газа в баллонах и в конце заправки.

При заправке автомобилей необходимо соблюдать правила противопожарной безопасности. АЗС должны оборудоваться мол­ниеприемниками. Все металлические и токоведущие части зазем­ляют. В местах заправки запрещается пользоваться открытым огнем. Этилированный бензин следует хранить в отдельных ре­зервуарах и раздавать из специальных колонок. Если после заправки сжиженным или сжатым газом двигатель плохо пускает­ся, автомобиль необходимо откатить на расстояние не менее 15 метров и попытки запуска повторить. Во избежание обморожения рук во время заправки сжи­женным газом необходимо пользоваться рукавицами, так как пропанбутановые смеси кипят уже при температуре -20,5оС, от­нимая тепло от окружающего воздуха и предметов.

Для раздачи смазочных материалов используют маслоразда­точные колонки и солидолонагнетатели. Серийно выпускаются колонки с разогревом моторного масла модели 3155М1 и без ра­зогрева - С228, 397А, 367М4, для трансмиссионных масел - 3161, 3119М. Пластичные смазки подаются к узлам трения с по­мощью нагнетателей (например, 1127, С321 и других). Для на­несения жидких противокоррозионных покрытий применяют перед­вижные установки модели 183М.

Для контроля за расходом топлива в автотранспортных предприя­тиях ведется учетная документация. Путевой лист явля­ется основным первичным документом учета работы автомобиля и фактически израсходованного количества топлива. Статистические данные по расходу топлива заносятся в «Листок по учету расхода топлива» на каждый автомобиль. В нем записывают государственный (или гаражный) номер автомобиля, выполненную транспортную работу, фактически из­расходованное количество топлива и нормируемый расход. В «Лицевом счете водителя» записывают по каждому водителю за каждый отчетный путевой лист фактически израсходованное ко­личество топлива и рассчитанное нормативное значение. В этих документах могут фиксироваться и другие необходимые данные. Такая система учета позволяет оперативно выявлять технически неисправные автомобили, имеющих перерасход топлива и водите­лей, допускающих перерасход.

Похожие статьи:

poznayka.org

Учет приобретения топлива по талонам

Заправка автомобилей организации производится по талонам, являющимся эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. АЗС отказываются выдавать кассовый чек при заправке по талонам, ссылаясь на то, что это безналичные расчеты а не денежные.

Какими документами в целях бухгалтерского и налогового учета могут быть подтверждены факт приобретения топлива (принятие к учету МПЗ), а также факт заправки конкретного автомобиля по талонам?

Должен ли кассовый чек АЗС быть в числе таких документов?

Приобретение ГСМ по талонам производится на основании договора купли-продажи с продавцом ГСМ. При этом продавец автомобильного топлива организует его отпуск через определенную сеть АЗС. Как правило, список АЗС, которые производят отпуск ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их местонахождения).

Передача талонов организации производится после оплаты предусмотренного договором количества бензина конкретной марки.

Учет приобретения ГСМ по талонам зависит от условий договора.

В общем случае право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором ( ст. 223 ГК РФ).

В соответствии с п. 2 ст. 1, п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами ( ст. 422 ГК РФ).

Учитывая нормы ГК РФ, в договоре купли-продажи стороны могут установить момент перехода к покупателю права собственности на поставляемые ГСМ либо в момент передачи оплаченных талонов или в момент заправки автомобилей.

Документальное подтверждение приобретения ГСМ

Согласно части 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Формы первичных документов, применяемых в деятельности коммерческой организации, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Это означает, что Законом N 402-ФЗ, по сути, отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, и организация вправе самостоятельно решить, будет ли она применять унифицированные формы, либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Данные формы (в том числе унифицированные) должны быть утверждены в учетной политике

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление может повлечь за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат.

В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.

Факт расходования денежных средств на приобретение ГСМ подтверждает выписка банка с приложением платежных документов (в частности, платежного поручения на перечисление поставщику соответствующей суммы по договору).

Факт получения организацией ГСМ может быть подтвержден товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12).

Товарная накладная является оправдательным документом, который подтверждает переход права собственности на приобретаемые ТМЦ (в Вашем случае ГСМ) и несение покупателем расходов в виде покупной стоимости ТМЦ. Кроме того, товарная накладная служит основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная на отпуск ГСМ с использованием талонов оформляется поставщиком в зависимости от момента перехода права собственности на топливо.

Если право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобилей по оплаченным талонам, по окончании месяца поставщик выписывает накладную на то количество бензина, которое было фактически выбрано. При этом, как правило, АЗС предоставляет ведомость учета выдачи топлива за прошедший месяц, включающую сведения о количестве выданных по талонам литров в разрезе конкретных автомобилей, что, на наш взгляд, может служить подтверждением того, что водителям автомобилей, указанных в ведомости, было отпущено определенное количество ГСМ.

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент передачи ему талонов на оплаченное количество топлива, то одновременно составляется и передается покупателю товарная накладная. Передача талонов осуществляется на основании акта приемки-передачи, в котором указываются номера, серии и номинал талонов. При этом приобретенное топливо остается у поставщика на ответственном хранении.

Таким образом, полагаем, что для подтверждения факта приобретения топлива достаточно товарной накладной ТОРГ-12, документов, свидетельствующих об оплате этого топлива (платежное поручение и выписка банка), а также ведомости учета выдачи топлива для заправки конкретных автомобилей.

Кроме того, стороны могут предусмотреть в договоре необходимость составления и подписания акта взаиморасчетов по итогам расчетного периода, установленного договором (например календарного месяца), на основании данных учета погашенных талонов.

Чек ККТ при использовании талонов

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Кроме того, п. 2.7. Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных Минэнерго России от 01.08.2001 N 229, установлено, что продажа сопутствующих товаров, отпуск и заправка нефтепродуктами за наличный и по безналичному расчетам, в том числе по талонам, заправочным ведомостям, по пластиковым картам осуществляются с использованием контрольно-кассовых машин (далее - ККМ). Управление процессом отпуска с топливораздаточных колонок осуществляется ККМ через контроллер управления (ТРК) или компьютерной кассовой системой (в состав которой входят компьютер и фискальный регистратор) через ТРК.

Оплата нефтепродуктов на автозаправочных станциях талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродукта, считается косвенной безналичной оплатой.

В письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514 представители налогового органа разъяснили, что автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов по талонам в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Между тем в других письмах налоговиков разъясняется, что в случае косвенной безналичной оплаты организации, осуществляющие отпуск нефтепродуктов, вправе выдавать кассовый чек без указания стоимости, но с указанием количества литров нефтепродукта ( письма УФНС России по Московской области от 04.08.2005 N 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 13.02.2004 N 29-12/9543).

Существует арбитражная практика (правда, в отношении случаев заправки по топливным картам), согласно которой суды считают, что при использовании топливной карты денежных расчетов между АЗС и владельцем топливной карты не происходит. По мнению судей, топливная карта используется как средство строгой отчетности позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Статьей 5 Закона N 54-ФЗ определен момент выдачи кассового чека - в момент оплаты. Пластиковые топливные карты платежными картами не являются. При использовании топливных карт на АЗС расчет за нефтепродукты не производится. Момент оплаты нефтепродукта либо предшествует транзакции (предоплата), либо следует после (при отсрочке платежа). Форма оплаты в указанном случае - перечисление денежных средств на расчетный счет. Топливные карты служат лишь средством товарного учета, то есть количества отпущенного нефтепродукта.

Суды также обращают внимание, что порядок выдачи кассового чека при косвенной безналичной оплате (без указания стоимости, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров) введен в Технические требования к электронным контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами (изменениями N 1-2000 (протокол ГМЭК ККМ N 3/57-2000 от 08.08.2000). В соответствии с п. IV указанного протокола ГМЭК ККМ проекты изменений N 1-2000 только приняты за основу, то есть не утверждены, а значит, не имеют обязательного характера ( постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-с22, от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22).

На наш взгляд, выводы, представленные в приведенных судебных постановлениях, могут быть справедливы и для случаев заправки транспортных средств по талонам. Талоны являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов. При использовании талонов также не происходит наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Учитывая изложенное, поставщик может не выдать кассовый чек при заправке автомобиля.

К сведению:

Следует обратить внимание, что для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно.

Согласно разъяснениям контролирующих органов основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист ( письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/[email protected]).

По нашему мнению, в случае отсутствия чеков ККТ организация может подтвердить расходы на приобретение ГСМ на основании накладных поставщика, путевых листов, платежных поручений по оплате, ведомостей учета выдачи топлива, актов сверки с АЗС о фактически отпущенном количестве топлива.

Однако, учитывая наличие судебной практики, вероятность налоговых рисков все же существует.  

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

13 июня 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: Бухгалтерский учет. Налогообложение. Аудит.

otchetonline.ru

Учет приобретения топлива по талонам

Многие автопредприятия практикуют заправку своих автомобилей  по талонам, которые можно расценивать как эквивалент денежных средств. При этом зачастую АЗС, отказываются выдавать кассовые чеки, ссылаясь на   безналичность подобных расчетов. В этих случаях возникает закономерный вопрос: какими же документами в целях налогового или бухгалтерского учета может быть подтверждена заправка конкретного автомобиля по талонам и факт приобретения топлива в принципе. Обязательно ли наличие кассового чека АЗС?

Приобретение топлива по талонам производится на основании договора купли-продажи с владельцем АЗС. Передача талонов предприятию производится только после поступления средств в счет оплаты определенного  количества бензина конкретной марки. При этом список автозаправочных станций, где производят отпуск топлива по талонам данного продавца, обычно приводится в договоре  с указанием их адреса.

Согласно нормам Гражданского Кодекса РФ, в договоре так же можно установить момент перехода права собственности на горюче-смазочные материалы  во время заправки автомобилей, либо в момент передачи оплаченных талонов покупателю.

Документальное подтверждение приобретения ГСМ

Каждое действие, касающееся хозяйственной деятельности  предприятия, подлежит обоснованию первичным учетным документом, который обязан содержать все реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ. Формы документов, предназначенных для первичной отчетности, утверждаются руководителем и должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Согласно НК РФ в целях налогообложения расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, направленные на получение дохода. При этом неверное оформление или полное отсутствие первичных учетных документов может повлечь невозможность признания тех или иных затрат в целях налогообложения.

Рассмотрим факт приобретения бензина.

Для подтверждения факта расхода денежных средств на приобретение ГСМ необходима выписка из банка с платежным поручением на их перечисление. Получение топлива организацией, в свою очередь можно подтвердить товарной накладной формы N ТОРГ-12. Она оформляется поставщиком в момент перехода права собственности на топливо.

Если право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобилей, то в конце месяца поставщик выписывает накладную на то количество бензина, которое было  получено фактически. Для этого АЗС предоставляет ведомость за указанный месяц о выданном топливе, которая может служить подтверждением отпуска определенного количества бензина.

Если же право собственности на ГСМ переходит в момент передачи покупателю талонов на оплаченное количество топлива, то тут же составляется и товарная накладная. При этом приобретенные горюче-смазочные материалы остаются у поставщика на ответственном хранении.

Помимо прочего, на основании  погашенных талонов стороны могут по итогам расчетного периода составить акт взаиморасчета

Кассовые чеки при использовании талонов

Оплата нефтепродуктов на АЗС при помощи талонов или любых иных документов, подтверждающих оплату определенного количества топлива, считается косвенной безналичной оплатой. Представители налоговой инспекции пояснили, что при безналичной оплате нефтепродуктов, автозаправочные станции все - равно обязаны  пробивать контрольно-кассовые чеки и выдавать их покупателям. Либо указывать в чеке только  количество отпущенных литров топлива без указания их стоимости.

Что касается топливных карт, то на сегодняшний день арбитражные суды придерживаются мнения, что при их денежных расчетов между АЗС и держателем карты не происходит. Так согласно ст.5 Закона N 54-ФЗ кассовый чек выдается в момент оплаты, в данном случае- перечислении средств на расчетный счет. Топливная карта  не является платежной и служит лишь для учета количества отпущенного нефтепродукта.

Можно полагать, что судебные постановления относительно топливных карт может быть справедливы и в случаях заправки автомобилей по талонам, так как при их использовании денежных расчетов не происходит.

Учитывая вышесказанное, выдача кассового чека поставщиком не является обязательной.

К сведению:

Обратите внимание, что для списания ГСМ только лишь документов, подтверждающих их приобретение и оплату недостаточно. Основным документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. В случае отсутствия чеков, подтвердить расходы на приобретение топлива могут накладные поставщика, путевые листы, ведомости выдачи топлива, либо платежные поручения об оплате.

id20.ru


Смотрите также