Департамент общего аудита о компенсации сотрудникам затрат на ГСМ. Компенсация расходов на бензин


Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Компенсация расходов за использование личного автомобиля

Компенсировать или нет

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140. Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.

Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260.

Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.

zhazhda.biz

Компенсация ГСМ

С каждым годом темп жизни ускоряется, и, для того чтобы везде успеть и быть в самой гуще событий, сотрудникам многих компаний необходима машина. Особенно если должность работника подразумевает длительные и частые разъезды (риелторы, менеджеры-продажники, представители торговых фирм, специалисты по вызову и пр.). Оборот фирмы зависит от того, как быстро работник попадает к клиенту. Не у всех предприятий достаточно большой автопарк, поэтому многие работодатели предпочитают принимать на работу людей, имеющих личный автотранспорт. Таким работникам положена компенсация ГСМ и других затрат по содержанию автомобиля, так как эти статьи расходов должна нести организация.

Компенсация ГСМ

Ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсации за эксплуатацию работодателем частной собственности сотрудников:

  • Выплаты за амортизацию автомобиля.
  • Выплаты, покрывающие все денежные затраты на содержание авто.

Что же такое компенсация ГСМ? Расшифровка проста – это возмещение денежных затрат на приобретение горюче-смазочных материалов, использованных в процессе эксплуатации автомобиля. Компенсация расходов ГСМ и на амортизацию транспортного средства не облагается НДФЛ, с нее не берутся взносы по страхованию при условии, что она не больше суммы, предусмотренной в договоре между работником и работодателем (ст. 217 НК РФ). Но для освобождения этих денежных выплат от налогов нужно документально доказать, что это не полученные работником доходы, а именно компенсации.

Документы

Документы для подтверждения статуса компенсаций для денежных средств:

  • Трудовой договор (или приложение к нему) с соглашением о привлечении транспортного средства работника к использованию в интересах предприятия.
  • Свидетельство о регистрации автомобиля (копия).
  • Финансовые документы о затратах на приобретение ГСМ (чеки, накладные).
  • Путевые листы или записи в «Журнале поездок по служебной необходимости» (если в договоре нет фиксированной суммы ежемесячной компенсации). В таких документах всегда указываются реквизиты компании, как и в любом первичном документе.

Компенсация сотрудникам, использующим личный транспорт, может быть произведена только после заключения соглашения, в котором работодатель и работник письменно оговаривают, что личное авто работника будут задействовать для выполнения служебных обязанностей. Есть два варианта, как оформить компенсацию ГСМ:

  1. Соглашение входит в трудовой договор.
  2. Соглашение об использовании автотранспорта оформляют отдельным документом.

Второй вариант более приемлем. Если условия соглашения перестают устраивать одну из сторон (подорожал бензин, изменилась марка автомобиля и пр.), договор компенсации ГСМ легче перезаключить.

Соглашение о использовании транспорта работника

При заключении данного договора указываются такие пункты:

  • Марка автомобиля и год выпуска.
  • Регистрационные номера и объем двигателя.
  • Размер компенсации ГСМ владельцу.
  • Перечень других расходов по техническому обслуживанию транспорта.
  • Каким образом и в какие сроки будет происходить компенсация затрат на ГСМ и др. расходы.
  • Какие документы будут предоставляться владельцем автотранспорта (чеки, путевые листы или другое).

К договору прилагаются такие документы:

  • Копия технического паспорта автомобиля.
  • Копия «Свидетельства о гос. регистрации автомобиля».
  • Копия страхового полиса ОСАГО (если сотрудник ездит по доверенности).

Компенсация ГСМ работнику не начисляется за период отпусков, отгулов и болезни.

Как возместить затраты на ГСМ, если не заключено соглашение?

Иногда служебная необходимость вынуждает сотрудника воспользоваться личным автотранспортом. В таком случае, если руководство не возражает, работник пишет заявление на компенсацию ГСМ. Образец не нужен, так как заявление пишется в произвольной форме. К заявлению сотрудник прикладывает чеки с автозаправочных станций или другие документы, подтверждающие материальные затраты. На основании приказа руководителя предприятия бухгалтерией проводится компенсация ГСМ сотрудникам.

Как рассчитать положенную компенсацию на ГСМ?

Расход топлива автотранспорта – это особенность конкретной марки машины и зависит от ее характеристик. Грузовой транспорт потребляет больше бензина (дизельного топлива), тормозной жидкости или масла. Значит, при расчете возмещения затрат учитываются марка автомобиля и расход топлива из расчета пробега в 100 километров. Эти характеристики указаны в техническом паспорте автомобиля. Можно брать фактический расход горючего, исходя из показаний спидометра автомобиля или GPS-навигатора. Также можно применить для расчета официально установленные нормы Министерства транспорта для данной марки авто.

На основании прилагаемого чека АЗС (дата на чеке должна соответствовать дате, указанной в заявлении на компенсацию) устанавливается цена за 1 литр бензина. При известном нормативе расхода бензина на 100 км устанавливают расход горючего машиной на 1 километр.

Пример

Норма расхода топлива автомобилем – 10 л на 100 км.

  1. Рассчитаем расход топлива на 1 км: для этого 10 л делим на 100 км. Получаем расход горючего на 1 км пути – 0,1 л.
  2. Фактический пробег автомобиля (например, 120 км) умножается на установленный расход бензина на 1 км (0,1 л), в результате получаем 12 л израсходованного топлива.
  3. Далее 12 л бензина умножается на цену бензина за 1 л.

Сумма, полученная в итоге, и является суммой, положенной к компенсации ГСМ.

zhazhda.biz

Возмещение расходов на топливо сотруднику личный автомобиль

Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит. Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет.

Важноimportant

Однако не тут-то было. Либо компенсация, либо расходы на бензин? Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Инфоinfo

При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина.

Вниманиеattention

Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов. Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Привлечение сторонней техники для нужд организации с оплатой издержек на её применение может быть узаконено разными способами. Чаще всего — это компенсация, оформленная в рамках трудового договора, соглашение о безвозмездной эксплуатации, или о найме транспортного средства с экипажем, а также без него.

У каждого варианта есть свои нюансы, важные для обеих сторон. Они связаны с налогообложением, размером выплат, возможностями по использованию имущества.

Оформление Один из самых очевидных способов возместить расходы на ГСМ — компенсация, установленная руководителем. Её объём и виды затрат, подлежащие возмещению, согласовывают с сотрудником. Кроме топлива, в список могут входить ремонт и амортизация. При необходимости сумма может быть увеличена. Приведённый вариант имеет как достоинства, так и недостатки: + — Не требуется заключение соглашения.

Компенсация гсм

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Списание гсм при использовании личного автомобиля в служебных целях

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится. В этом случае компенсационные выплаты:

  • Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
  • Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
  • Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы.

Что выгоднее: арендовать машину у сотрудника или компенсировать ему расходы

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией. Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании. Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно.

Компенсация за использование личного автомобиля

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях 4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику. Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта 5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

"личная" компенсация и расходы на гсм (комарова и.)

Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником. 2. Должностная инструкция сотрудника. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности. 3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.

Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях. Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1.

Возмещение расходов на топливо сотруднику личный автомобиль

Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником. Однако здесь есть как минимум одно «но».

dipna5.ru

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

  • Возмещение за пользование и естественный износ машины;
  • Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected] По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

  • Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
  • Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
  • Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

  • Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
  • Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

nebopro.ru

О новых нормах компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (Демидов Г.И.)

Все статьи > О новых нормах компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (Демидов Г.И.)

О новых нормах компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (Демидов Г.И.)

13 июля 2013 г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 "О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием" (далее - Постановление N 563). Какие нормы компенсационных выплат предусмотрены названным Постановлением? В каком порядке производится их выплата? На что следует обратить внимание при исчислении "зарплатных" налогов и сборов при компенсации расходов на использование личного транспорта в служебных целях? Как отразить в учете БУ, АУ и КУ начисление и выплату такой компенсации?

 

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Об этом говорится в ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Постановлением N 563 утверждены:

- Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием (далее - Правила). Предусмотрено, что обязанность предоставлять разъяснения по вопросам, связанным с применением названных Правил, возложена на Минфин;

- предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (приведены в Приложении к Постановлению).

Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией указанного Постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год (п. 4 Постановления N 563).

Одновременно с вступлением в силу Постановления N 563 признаны утратившими силу:

- Постановление Правительства РФ от 20.06.1992 N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях";

- Постановление Совмина - Правительства РФ от 24.05.1993 N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок";

- п. 1 Постановления Правительства РФ от 17.12.2010 N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации".

 

Правила выплаты компенсации за использование гражданскими служащими личного транспорта

 

Утвержденные Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

Каковы действия работника? Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений о том, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт (п. 2 Правил).

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Каковы действия работодателя? Представитель нанимателя должен принять решение о выплате компенсации и возмещении расходов в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

- необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

- времени использования личного транспорта в служебных целях;

- объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

В каком размере может быть выплачена компенсация? Согласно п. 4 Правил максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельного размера этой компенсации, предусмотренного Приложением к Постановлению N 563.

 

Предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

 

       Вид транспортного средства      

Размер компенсации в месяц, руб.

1. Легковые автомобили с рабочим объемом

двигателя:                             

 

- до 2000 куб. см включительно         

2400                           

- свыше 2000 куб. см                   

3000                           

2. Мотоциклы                           

1200                           

 

Напомним, что первоначально согласно проекту постановления Правительства РФ о порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, размещенному на официальном сайте Минфина 21.06.2012, были предусмотрены другие (меньшие) размеры компенсации: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1200 руб., свыше 2000 куб. см - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб. Отметим, что именно такие размеры компенсаций приведены в Постановлении N 92 <1>, нормы которого применяются при расчете налога на прибыль.

--------------------------------

<1> Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

 

Оплачиваются ли дополнительно расходы на приобретение горюче-смазочных материалов? Пунктом 5 Правил предусмотрено, что расходы на приобретение ГСМ возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

В какие сроки производится выплата компенсации? Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов (п. 6 Правил).

 

Обратите внимание! Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных Правилами.

 

Нюансы исчисления "зарплатных" налогов и сборов при выплате компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

 

Налог на доходы физических лиц. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Стоит отметить, что гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления. Следовательно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ нужно руководствоваться положениями ТК РФ.

С учетом положений ст. 188 ТК РФ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, освобождаются от обложения НДФЛ. При этом должны быть представлены документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.

Свою позицию по вопросам обложения НДФЛ компенсационных выплат Минфин России изложил в Письмах от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004.

Страховые взносы во внебюджетные фонды. Частью 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ <2> установлено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. На основании данной нормы к объекту обложения страховыми взносами относятся все выплаты в пользу работников, производимые в рамках трудовых отношений с ними, независимо от того, предусмотрены ли эти выплаты трудовыми, коллективными договорами с работниками, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".

 

При этом на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 указанного Закона не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, названных в п. 1 ч. 1 ст. 5 Закона, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Официальные разъяснения контролирующих органов по вопросам обложения страховыми взносами компенсаций за использование работниками личного имущества были приведены Минздравсоцразвития России в Письмах от 06.08.2010 N 2538-19, от 26.05.2010 N 1343-19, от 12.03.2010 N 550-19, а также ФСС РФ в Письме от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985. По мнению чиновников, использование автомобиля в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями работника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. При этом сумма компенсации должна рассчитываться с учетом различных обстоятельств.

Надо ли облагать страховыми взносами компенсацию работнику за использование им в служебных целях автомобиля, управляемого по доверенности? В Постановлении от 29.05.2013 N А76-18948/2012 ФАС УО отметил, что не надо. Арбитры поддержали выводы суда апелляционной инстанции, согласно которым переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность, и правомерно заключили, что именно указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. Приняв во внимание то, что в законодательстве РФ отсутствует понятие личного имущества, апелляционный суд правильно определил, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

 

К сведению. В соответствии со ст. 128 ГК РФ к имуществу относятся вещи, включая деньги и ценные бумаги. Следовательно, личным имуществом работника является имущество, не только находящееся в его собственности, но и используемое им по доверенности.

 

Как отразить в учете начисление денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях?

 

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденных Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, установлено, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях отражается по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

Отражение в учете компенсации за использование личного имущества производится в соответствии:

- с Инструкцией N 174н <3> - для бюджетных учреждений;

- с Инструкцией N 183н <4> - для автономных учреждений;

- с Инструкцией N 162н <5> - для казенных учреждений.

--------------------------------

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

<5> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

 

При этом все учреждения независимо от их вида руководствуются Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н).

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях ведется на счете 302 12 "Расчеты по прочим выплатам" (п. 256 Инструкции N 157н).

Суммы начисленной компенсации отражаются записями:

- в автономном учреждении (п. 132 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам";

- в бюджетном учреждении (п. 128 Инструкции N 174н):

Дебет счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (0 109 60 212, 0 109 70 212, 0 109 80 212, 0 109 90 212)

Кредит счета 0 302 12 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам";

- в казенном учреждении (абз. 3 п. 102 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам"

Кредит счета 1 302 12 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам".

Выдача начисленной суммы из кассы учреждения оформляется записями:

- в автономном учреждении (п. 88 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам"

Кредит счета 0 201 34 000 "Касса";

- в бюджетном учреждении (п. 85 Инструкции N 174н):

Дебет счета 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

- в казенном учреждении (абз. 13 п. 49 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 302 12 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам"

Кредит счета 1 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

xn----7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Возмещение расходов на бензин

О возмещении работнику расходов на ГСМ

Размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В соответствии с подп.11 п.1 ст.264 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Указанные расходы для целей налогообложения прибыли принимаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г.

Размер такой компенсации может быть определен локальным актом организации. Однако для целей налогообложения установлены нормы, которые определены Постановлением Правительства Российской Федерации №92 от 8 февраля 2002 года. Согласно этому документу, размер компенсации, признаваемой в качестве расхода при исчислении налога на прибыль организаций (п/п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) и налога УСН (п/п. 12 п.

Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая работнику компанией, не включается в состав расходов. Как известно, сумма компенсаций за использование сотрудником личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок нормируется законодательством. По мнению финансового ведомства (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239), стоимость ГСМ уже включена в сумму такой компенсации и, соответственно, не может повторно учитываться в составе расходов.

Просто 1С. Просто программа для людей.

При поездке в командировку на личном автомобиле стоимостью проезда являются расходы на бензин. Следовательно, организация вправе возместить эти расходы, если они будут подтверждены документально.   чеки на покупку ГСМ, подтверждающие фактическое приобретение топлива; путевые листы, подтверждающие производственный характер расходов, заполненные в соответствии с Приказом Минтранса

см3; 600 руб./месяц – если у вас мотоцикл. Забавно, но если применить элементарную математику, то получится, что при средней цене бензина 33 рубля и расходе топлива 12 литров на 100 км, проехать за месяц на 1200 рублей можно только 300 км. Добавим еще, что в эту сумму включены расходы на износ, ремонт и ТО транспорта. Ссылаясь на Письмо Министерства финансов №57 от 21.07.1992, в котором указано, что в сумму компенсации за использование личного транспорта включены и возмещение расходов на ГСМ, Минфин РФ требовало не суммировать расходы на ГСМ с расходами по налогу на прибыль. Однако, Письмо №57 в настоящее время утратило юридическую силу.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

ЛИЧНЫЙ АВТОМОБИЛЬ на СЛУЖЕБНЫЕ ЦЕЛИ компенсация, оплата, НДФЛ

Согласно положениям Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и п. 3 Письма Минфина России от от 21.07.92 № 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

путевые листы предназначены для учета работы автотранспорта организации, а не поездок работников на личном транспорте, даже если они осуществляются в служебных целях.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Компенсация за использование личного автомобиля

По мнению Минфина России компенсация за использование личного автомобиля сотрудника на работе включает в себя как расходы, связанные с износом автомобиля и его ремонтом, так и траты на ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая работнику компанией, не включается в состав расходов для целей расчета налога на прибыль. Ведь, как известно, сумма компенсации за использование личного автомобиля и мотоцикла для служебных поездок нормируется законодательством, а стоимость ГСМ уже включена в сумму такой компенсации и, соответственно, не может повторно учитываться в составе расходов.

Это следует из абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках. Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках). Командировка может быть как однодневной, так и длительной. При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст.

Возмещение расходов на бензин при командировке на личном автомобиле

Они нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля в служебных целях и обоснованности понесенных расходов. Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками.

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездку . Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях. Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет.

Вопрос о возмещении расходов на бензин на работе

Месяц назад пришло распряжение ген.

директора взять данные об авто всех водителей нашего филиала. После этого резко сократили выплаты по бензину, объяснив это тем, что согласно техническим характеристикам, найденным нашими директорами в Интернете, наши машины должны потреблять значительно меньше указанной нами цифры расхода. Как можно убедить этих «экономов», что не реально добиться такого потребления (зимой моя демка вообще ела 20 литров на сотню).

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему. Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией.

urist-rostova.ru

Департамент общего аудита о компенсации сотрудникам затрат на ГСМ

Ответ

Пунктом 1 Дополнительного соглашения к трудовому договору предусмотрено следующее:

«1. Дополнить пункт 2 Трудового договора подпунктом 2.4 следующего содержания:

«2.4. В пределах лимита, утверждаемого Работодателем в одностороннем порядке, Работнику оплачиваются за счет средств Работодателя расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, связанные с эксплуатацией в интересах предприятия (а также для проезда от места работы до места постоянного проживания) принадлежащего Работнику автомобиля _____________, гос. рег. знак ______________.

Для вышеуказанных целей Работнику выдается платежная карта № ___________.

Работник обязан ежемесячно (не позднее ___ числа месяца, следующего за отчетным) предоставлять в бухгалтерию предприятия чеки, подтверждающие приобретение горюче-смазочных материалов»».

 

Из приведенного условия дополнительного соглашения, на наш взгляд, следует, что Организация планирует оплачивать расходы сотрудника, связанные с приобретением ГСМ в следующих случаях:

- использование личного транспорта в производственных целях;

- использование личного транспорта для проезда от места работы до места постоянного проживания.

 

Рассмотрим по отдельности данные расходы.

 

1. Организация оплачивает расходы сотрудника на ГСМ, связанные с использованием личного транспорта в интересах работодателя.

 

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, нормами трудового законодательства прямо предусмотрено, что сотрудникам возмещаются расходы, связанные с использованием их личного транспорта в интересах работодателя. При этом размер компенсации устанавливается соглашением сторон.

 

Налог на прибыль.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (далее – Постановление № 92).

Из изложенного, фискальные органы делают вывод о том, что сумма компенсации за использование личного транспорта учитывается в целях исчисления налога на прибыль в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92.

При этом, по мнению фискальных органов, в размерах компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля, в том числе расходы на ГСМ (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 04.03.11 № 16-15/[email protected]).

 

Однако на наш взгляд, данная позиция является спорной. Поскольку нормы статьи 188 ТК РФ прямо указывают на то, что при использовании личного транспорта сотруднику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с фактическим использованием имущества.

В связи с изложенным, считаем, что сумма возмещения расходов на ГСМ, при условии их документального подтверждения, подлежит признанию в целях налогового учета в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Однако учитывая мнение фискальных органов, данная позиция, скорее всего, приведет к спорам с налоговыми органами. Кроме того, отсутствие сформированной арбитражной практики не дает возможности оценить вероятность благоприятного исхода судебного разбирательства.

 

НДФЛ.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождаются все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

 

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ, по нашему мнению, следует руководствоваться положениями ТК РФ.

 

Учитывая изложенное, по нашему мнению, освобождению от налогообложения НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат в размере, установленном соглашением сторон, а также суммы фактически понесенных расходов, связанных с использованием сотрудником личного транспорта при выполнении трудовых обязанностей.

Аналогичное мнение высказано в Письме Минфина РФ от 23.12.09 № 03-04-07-01/387:

«Статьей 188 Трудового кодекса предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от налогообложения в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов».

 

Данная позиция высказана также в письмах Минфина РФ от 31.12.10 № 03-04-06/6-327, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47, от 20.05.10 № 03-04-06/6-98.

 

Следует отметить, что ранее Минфин РФ придерживался иного мнения (письма от 03.12.09 № 03-04-06-02/87, от 26.03.07 № 03-04-06-01/84), которое заключалось в том, что в случае использования личного транспорта не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92[1]. Размер компенсации, превышающий такие нормы, по мнению официальных органов, следовало облагать НДФЛ в установленном порядке. Однако поскольку ФНС РФ довела вышеуказанное письмо Минфина РФ от 23.12.09 № 03-04-07-01/387 до сведения налоговых органов (Письмо ФНС РФ от 27.01.10 № МН-17-3/[email protected]), можно предположить, что споров по данному вопросу возникнуть не должно.

 

Таким образом, по нашему мнению, компенсация, выплачиваемая сотруднику в связи с использованием им личного транспорта при выполнении трудовых обязанностей, а также фактически понесенные сотрудником расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности, стоимость ГСМ, не облагаются НДФЛ.

 

Страховые взносы.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Таким образом, от страховых взносов освобождаются компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. При этом, как указывалось выше, конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (статья 188 ТК РФ). Следовательно, компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в соответствующем соглашении.

 

Аналогичное мнение высказано в письмах Минздравсоцразвития РФ от 12.03.10 № 550-19 и от 26.05.10 № 1343-19:

«Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование (износ) личного автомобиля, сотового телефона, а также сумма возмещения расходов, связанных с их использованием, не подлежат обложению страховыми взносами на основании пп. \"и\" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ только в том случае, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели поездок и ведения разговоров по сотовому телефону).

При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта и сотового телефона в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ».

 

Подводя итоги изложенному, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику при использовании им личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

 

Соответственно, в случае, если Организация будет облагать сумму компенсационных выплат НДФЛ и страховыми взносами, вероятнее всего каких-либо претензий со стороны проверяющих органов в данном случае не возникнет.

 

2. Организация оплачивает расходы сотрудника на ГСМ, связанные с использованием личного транспорта для проезда от места работы до места постоянно проживания.

 

В силу статьи 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами

Соответственно, нормами трудового законодательства прямо допускается возможность согласования сторонами трудового договора условий, связанных с компенсацией работодателем дополнительных расходов, понесенных сотрудником, в частности расходов на ГСМ в связи с проездом от места работы до постоянного места жительства.

 

Налог на прибыль.

Согласно статье 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В данной статьей также приведен перечень расходов, относящихся к расходам на оплату труда, в котором прямо рассматриваемые нами расходы не поименованы, однако, указанный перечень не является исчерпывающим и дает возможность установить трудовым и (или) коллективным договором другие виды расходов, относящихся к расходам на оплату труда (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

Кроме того, в силу пункта 26 стать 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

 

Из изложенного, на наш взгляд, следует, что в том случае, если трудовым договором будет прямо предусмотрено условие о том, что работодатель несет расходы, связанные с оплатой ГСМ в связи с использованием сотрудником личного транспорта для проезда от места работы до постоянного места жительства, то такие расходы, по нашему мнению, учитываются в целях исчисления налог на прибыль в полной сумме в составе расходов, связанных с оплатой труда.

 

При этом хотелось бы обратить ваше внимание на следующее.

Из устных разъяснений следует, что сотрудники в связи с выполнением трудовых функций имеют временное место проживания в городе, где находится работодатель. При этом постоянное место проживания сотрудников находится на территории других населенных пунктом. Организация планирует оплачивать расходы сотрудников на ГСМ, связанные с оплатой проезда по месту постоянного проживания в другие населенные пункты.

Поскольку перечень расходов, которые могут быть предусмотрены трудовым договором и отнесены к расходам на оплату труда в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ не является исчерпывающим, считаем, что оплата проезда сотрудников до места их постоянного жительства в других населенных пунктах может учитываться в налоговом учете в полной объеме.

Однако, хотелось бы обратить Ваше внимание на то, что из нормы пункта 26 статьи 270 НК РФ налоговыми органами делается вывод о том, что расходы на проезд к месту работы и обратно могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль при единовременном выполнении двух условий:

- когда компенсация расходов предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором;

- когда компенсация расходов необходима в силу технологических особенностей.

 

Данная позиция была высказана в Письмах Минфина РФ от 20.05.11 № 03-03-06/4/49, от 04.12.06 № 03-03-05/21, от 02.08.05 № 03-03-02/43.

 

Соответственно, в случае, если проверяющие органы будут руководствоваться данной позицией, мы не исключаем риска возникновения споров с налоговыми органами в части признания расходов, связанных с оплатой ГСМ в случаях, когда сотрудники осуществляли поездки в место постоянного жительства на территорию других населенных пунктов, в связи с тем, что в данном случае будут отсутствовать технологические особенности, так как с производственной деятельностью указанные расходы напрямую связаны не будут.

Кроме того, в связи с тем, что расходы по оплате проезда сотрудников в другие населенные пункты носят не производственный, а личный характер, мы не исключаем риска применения нормы пункта 29 статьи 270 НК РФ, которой предусмотрено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу, и на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников. Однако официальные разъяснения в отношении порядка применения данного пункта к рассматриваемому нами случаю отсутствуют, поэтому, считаем, что данный риск маловероятен.

 

Страховые взносы.

В силу пункта 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для организаций, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Поскольку оплата проезда сотрудника до места работы и обратно прямо нормами законодательства не установлена, а носит договорной характер, какие либо льготы в отношении данных выплат статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержит.

На основании изложенного, считаем, что данные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в полной сумме.

 

НДФЛ.

Согласно пункту 1 статьи 211 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ.

Соответственно, оплата проезда сотрудника до места работы и обратно подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

 

Отметим, что в целях минимизации рассматриваемых нами рисков Организация может осуществлять доплату сотрудникам к заработной плате в сумме, позволяющей покрыть расходы сотрудника, связанные с оплатой ГСМ. В этом случае, в целях исчисления налог на прибыль такие расходы Организацией могут быть приняты в составе расходов, связанных с оплатой труда как общая сумма заработной платы, соответственно, такие доплаты будут подлежать обложению НДФЛ и страховыми взносами.

 

[1] Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92.Назад в раздел

www.mosnalogi.ru


Смотрите также