Птк топливо по талонам что делать при утрате кассового чека. Кассовый чек на бензин


Изготовим чеки АЗС на топливо в Москве

Наших клиентов часто интересует один и тот же вопрос, где сделать чеки на ГСМ для отчетности и возмещения затраченных средств. Это может быть нужно тем, кто ездит по рабочим делам на своей личной машине или заправляет рабочий транспорт, будучи водителем компании.

Чек маленькая квитанция, которая легко может быть испорчена или утеряна. Но это не значит, что вы не сможете возместить потраченные на топливо средства. Просто восстановите чек и предъявите новый документ бухгалтеру.

Подготовленный нами по заказу клиента отчет по топливу для бухгалтерии успешно выдержит любую проверку. Вы можете не переживать по поводу его подлинности.

Как восстановить чек АЗС?

Когда случайно выцвел чек, что делать в таком случае не знают многие водители. Они могут попробовать выяснить, как купить чек на заправке, но вряд ли найдут выход из ситуации. Проще обратиться в специализированную компанию, которая занимается подготовкой и изготовлением чеков на топливо в Москве.

Так, например, в компании «ЧЕКИТУТ» можно оперативно и недорого купить оригинальный чек АЗС ГазПромНефть и других заправочных станций, которые вы используете для заправки топлива.

Как купить чек АЗС в Москве?

Если вам нужно купить чеки на бензин, позвоните нам или отправьте заявку: мы оперативно ответим вам и подготовим для вас чек любой АЗС. От вас потребуется уточнение даты и времени заправки, адрес АЗС, а также стоимость, оплаченная по чеку.

Сделав качественный чек, не отличимый от оригинала, мы отправим его вам курьером: вы можете получить его в день отправки заказа (если он сделан в первой половине дня).

Стоимость наших услуг вы можете уточнить при оформлении заказа у нашего менеджера: у нас достаточно низкие цены, что позволяет нам быть востребованными клиентами в Москве и по всей России.

Для создания чеков АЗС мы используем современные кассовые аппараты, а не принтеры, что позволяет нам делать реальные кассовые чеки на термобумаге.

Как сделать топливные чеки для жителей других городов?

Если вы ездили в командировку в Москву и забыли взять чеки на заправке или попросту потеряли их в пути, компания «ЧЕКИТУТ» предоставит вам любые чеки на бензин для отчетности. Это значит, что приобретение ГСМ за наличный расчет будет компенсировано вам в полном объеме.

Если вы не желаете тратить деньги на получение чеков из своего кармана, включите эту стоимость в окончательную стоимость по чеку за топливо: так вы сможете покрыть свои расходы и не останетесь в накладе.

На нашем сайте топливные чеки можно купить удаленно, из любого города. Для этого вам не нужно никуда ехать, достаточно звонка или заявки на сайте. Мы сделаем для вас чек возврата прихода и отправим почтой или транспортной компанией, которую вы выберете сами.

У нас выгодно можно выгодно и безопасно сделать чеки АЗС

Водители и командировочные предпочитают чеки АЗС купить в Москве обратившись в компанию «ЧЕКИТУТ». Это объясняется достаточно просто:

  • Сотрудничество с нами безопасно. Потому что предоставляем достоверную документацию, квитанции и чеки, не отличимые по качеству бумаги и содержанию от оригиналов.
  • У нас работают профессионалы, которые не допустят оплошности.
  • Мы работаем оперативно. Любые справки и документы оформляем в день обращения к нам.
  • Мы используем качественное оборудование.
  • У нас низкие цены.

Кроме того, в нашем распоряжении огромная база гостиниц, магазинов, ресторанов, АЗС, данные и реквизиты которых мы используем для подготовки отчетной документации.

Мы готовы сделать для вас любой чек, расход топлива будет подтвержден вами документально.

chekitut.ru

В чеке с автозаправки кроется опасная ловушка

Нефискальный отчет — это документ, который некоторые АЗС, например Роснефти, сейчас выдают непосредственно перед заправкой, а настоящий чек пробивают, только когда водитель уже наполнил бак. Внешне отчет очень похож на обычный чек, в нем есть все данные заправки, а также стоимость бензина, марка и литраж. Но списать расходы по нему не получится, поскольку в нем нет таких обязательных реквизитов, как заводской номер кассового аппарата и номер электронной защитной ленты, и на нем четко написано, что он не предназначен для учета (см. рисунок).

В чеке с автозаправки кроется опасная ловушка

Как избежать проблем

На отчете имеется предупреждение, что он не является фискальным документом и не подходит для подтверждения расходов. По сути, это всего лишь расписка в получении аванса.

Но сотрудники, как правило, не обращают на это внимания, а операционисты на АЗС обычно не считают нужным предупредить, что после заправки надо подойти к кассе еще раз за нормальным чеком. Поэтому для безопасного учета надо заранее предупредить водителей, чтобы они перепроверяли документы непосредственно на заправке и при необходимости просили у операциониста чек ККТ. В случае отсутствия чека — расходы на бензин за их счет. Такую оговорку можно включить и во внутреннее Положение о расчетах с подотчетными сотрудниками.

Сотруднику, который по забывчивости все же приложил к авансовому отчету нефискальный чек, можно порекомендовать еще раз подъехать на АЗС и обратиться к операционисту или менеджеру. Возможно, у них еще сохранились чеки даже за предыдущие дни. Если нет, то водителю дадут чек, датированный текущим числом, тогда необходимо будет переписать авансовый отчет.

Как списать расходы без чека

Если получить настоящий чек не удалось, то при его отсутствии налоговики наверняка посчитают расходы на топливо неподтвержденными. Тогда можно привести следующие аргументы в защиту.

Компании вправе признавать расходы на основании косвенных документов (ст. 252 НК РФ). Затраты, в том числе на топливо, признают в периоде, к которому они относятся, независимо от момента оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Это дает компании право списать ГСМ без кассового чека. Объем и стоимость израсходованного бензина подтвердят путевой лист, объяснительная работника об утере чека ККТ и нефискальный отчет.

Если налоговики не согласятся, то эти доводы можно привести в суде. Правда, пока судебная практика по этому вопросу не сложилась. Но в похожих спорах о списании расходов на бензин при отсутствии кассового чека на основании других документов, в том числе путевых листов, судьи поддерживали компании (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 02.09.08 № КА-А40/8318-08).

www.gazeta-unp.ru

Кассы онлайн для АЗС с 2017: разъяснения

Изменения 2016 года к закону о ККМ № 54-ФЗ обязуют всех предпринимателей и организации перейти на онлайн-кассы. Эта техника требует подключения к интернету и позволяет моментально передавать информацию о кассовых операциях в налоговую инспекцию. Продавцы ГСМ исключением не стали, в этой статье мы рассмотрим особенности перехода автозаправочных станций на ККТ нового образца.

Кассы онлайн для АЗС с 2017: разъяснения

Поэтапный переход на новые ККМ продолжается, и с 1 июля 2017 г. на онлайн-кассы обязаны перейти все продавцы, применяющие при расчетах наличку и банковские карты, за исключением плательщиков ЕНВД и ИП на патенте: для них переход отсрочен на год - до 1 июля 2018 г.

Поскольку владельцы АЗС торгуют подакцизным товаром - топливом, на них не распространяются исключения, перечисленные в законе (п. 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ). В связи с этим и применять отсрочку автозаправки не вправе, а значит, перейти на онлайн-технику им необходимо в срок до 01.07.2017 г. В равной мере это касается и продавцов топлива, являющихся посредниками.

Таким образом, даже АЗС, находящиеся в труднодоступной отдаленной местности обязаны до 01.07.2017 г. модернизировать, или приобрести кассовую онлайн-технику нового образца с фискальным накопителем. Чеки, выдаваемые покупателям топлива, должны содержать новую номенклатуру ГСМ с подробным описанием товара.

Онлайн-кассы для сопутствующей деятельности при АЗС

На многих АЗС, помимо продажи нефтепродуктов, располагаются магазины и небольшие заведения общепита. Устанавливать ли онлайн-кассу в таких торговых точках в 2017 году?

Если магазин или кафе при заправочной станции работает на ЕНВД или патенте, и не торгует подакцизными товарами, то отсрочка по переходу на онлайн-кассы до 01.07.2018 г. будет для него действовать, но только при условии ведения раздельного учета в части торговли ГСМ и остальной «попутной» деятельности.

Если же учет совмещенный, то независимо от применяемого режима налогообложения, по всем видам деятельности на онлайн-технику следует перейти с 01.07.2017 г.

Нюансы установки онлайн-ККТ на АЗС

Для обслуживания покупателей ГСМ на автозаправочных станциях применяются топливораздаточные колонки (ТРК), которые выдают и измеряют объем выданного топлива при заправке транспорта. По правилам эксплуатации АЗС, управление всеми ТРК происходит автоматически при помощи кассы, что обеспечивает бесперебойную работу автозаправки. Сегодня для организации управления на АЗС применяют фискальные регистраторы, к которым подсоединяется вся система и компьютер, тем самым создавая единый комплекс управления.

Пока не появились автономные онлайн-кассы для АЗС, подключаемые к ТРК, такой фискальный регистратор должен быть модернизирован, путем замены ЭКЛЗ на фискальный встроенный накопитель с защитой данных либо заменен на новый, соответствующий сегодняшним требованиям к онлайн-ККТ. Обновления при этом потребует и программное обеспечение автоматического управления автозаправочной станцией.

Актуальные модели фискальных накопителей и онлайн-касс можно отследить на сайте ФНС в регулярно обновляемых реестрах ККТ. Там же содержится информация о старых моделях ККМ, которые можно модернизировать до онлайн-уровня.

Как видим, автозаправочный бизнес - довольно специфическая деятельность. Торговля подакцизным товаром лишает права на отсрочку и требует применять кассы-онлайн для АЗС с 2017 г., разъяснения норм закона № 54-ФЗ это только подтверждают.

К 01.07.2017 г. владельцам автозаправок следует: установить актуальную модель кассы в соответствии с реестром ФНС или доработать уже имеющуюся, если это возможно. Также нужно приобрести фискальный накопитель и заключить договор с оператором фискальных данных, который имеет специальное разрешение и включен в реестр ФНС.

Применение после 01.07.2017 г. устаревших моделей ККМ, не соответствующих требованиям закона № 54-ФЗ, считается нарушением кассовой дисциплины, за которое налоговики могут привлечь к ответственности по п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Это предупреждение либо штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. для организаций и от 1500 до 3000 руб. для предпринимателей.

spmag.ru

Птк топливо по талонам что делать при утрате кассового чека

Федерального закона РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Кроме того, п. 2.7.

Учет приобретения топлива по талонам

Инфоinfo

Согласно нормам Гражданского Кодекса РФ, в договоре так же можно установить момент перехода права собственности на горюче-смазочные материалы во время заправки автомобилей, либо в момент передачи оплаченных талонов покупателю. Документальное подтверждение приобретения ГСМ Каждое действие, касающееся хозяйственной деятельности предприятия, подлежит обоснованию первичным учетным документом, который обязан содержать все реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ.

Формы документов, предназначенных для первичной отчетности, утверждаются руководителем и должны быть отражены в учетной политике предприятия. Согласно НК РФ в целях налогообложения расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, направленные на получение дохода.

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать?

Вниманиеattention

Многие автопредприятия практикуют заправку своих автомобилей по талонам, которые можно расценивать как эквивалент денежных средств. При этом зачастую АЗС, отказываются выдавать кассовые чеки, ссылаясь на безналичность подобных расчетов.

В этих случаях возникает закономерный вопрос: какими же документами в целях налогового или бухгалтерского учета может быть подтверждена заправка конкретного автомобиля по талонам и факт приобретения топлива в принципе. Обязательно ли наличие кассового чека АЗС? Приобретение топлива по талонам производится на основании договора купли-продажи с владельцем АЗС.

Передача талонов предприятию производится только после поступления средств в счет оплаты определенного количества бензина конкретной марки. При этом список автозаправочных станций, где производят отпуск топлива по талонам данного продавца, обычно приводится в договоре с указанием их адреса.

Что делать, если…

По нашему мнению, в случае отсутствия чеков ККТ организация может подтвердить расходы на приобретение ГСМ на основании накладных поставщика, путевых листов, платежных поручений по оплате, ведомостей учета выдачи топлива, актов сверки с АЗС о фактически отпущенном количестве топлива. Однако, учитывая наличие судебной практики, вероятность налоговых рисков все же существует.

Важноimportant

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТаудитор Овчинникова Светлана Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТпрофессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей 13 июня 2013 г. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: Бухгалтерский учет. Налогообложение. Закона N 402-ФЗ. Данные формы (в том числе унифицированные) должны быть утверждены в учетной политике В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление может повлечь за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат. В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина. Факт расходования денежных средств на приобретение ГСМ подтверждает выписка банка с приложением платежных документов (в частности, платежного поручения на перечисление поставщику соответствующей суммы по договору).

А вот подскажите по талонам на бензин, плз.

Что касается топливных карт, то на сегодняшний день арбитражные суды придерживаются мнения, что при их денежных расчетов между АЗС и держателем карты не происходит. Так согласно ст.5 Закона N 54-ФЗ кассовый чек выдается в момент оплаты, в данном случае- перечислении средств на расчетный счет. Топливная карта не является платежной и служит лишь для учета количества отпущенного нефтепродукта. Можно полагать, что судебные постановления относительно топливных карт может быть справедливы и в случаях заправки автомобилей по талонам, так как при их использовании денежных расчетов не происходит. Учитывая вышесказанное, выдача кассового чека поставщиком не является обязательной. К сведению: Обратите внимание, что для списания ГСМ только лишь документов, подтверждающих их приобретение и оплату недостаточно.

Подскажите очень нужно! водителем были утеряны чеки на топливо!

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде. В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

  • Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
  • Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

Пример 2 Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб.

на закупку канцтоваров.

kvirinal.ru

Можно ли принять к учету кассовый чек, если в нем не указано наименование товара? Консультируют эксперты службы Правового Консалтинга компании «Гарант»

Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения.Можно ли принять к учету кассовый чек?

Отвечают эксперт службы Правового Консалтинга компании «Гарант» Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:В рассматриваемом случае чек контрольно-кассовой техники не является документом, подтверждающим расходы на приобретение бензина.

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимы, с одной стороны, для подтверждения расходов, понесенных организацией, с другой - служат оправдательными документами о потраченных суммах для подотчетного лица.

Оправдательные документы

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П).В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.Форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.

Подтверждение расходов организации

Основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете служат первичные учетные документы (часть 1 ст. 9 и часть 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ). Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат, в том числе затрат на приобретение ГСМ (ст. 252 НК РФ).В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.Отметим, что путевые листы и авансовые отчеты в качестве первичных документов, подтверждающих данный факт, рассматриваться не могут. Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, служащим для подтверждения целевого расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 4.4 Положения N 373-П "), факт покупки тех или иных ТМЦ он не подтверждает. Путевой лист необходим для подтверждения экономической обоснованности затрат на приобретение ГСМ. Сведения, содержащиеся в данном документе, позволяют определить количество ГСМ, используемых для производственных нужд, но сам факт покупки данных ГСМ путевой лист не подтверждает.Рассмотрим можно ли признать документом, подтверждающим факт покупки бензина, чек ККТ.Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение о ККТ).Пунктом 2 Положения о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.Таким образом, чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).С данным выводом согласны и контролирующие органы, смотрите письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 12.04.2006 N 20-12/29007.Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:1) наименование документа;2) дата составления документа;3) наименование экономического субъекта, составившего документ;4) содержание факта хозяйственной жизни;5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.Таким образом, понятию "первичный учетный документ" чек ККТ будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.Отметим, что согласно п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, чек может содержать любые дополнительные реквизиты, необходимые продавцу.В рассматриваемой ситуации чек ККТ не содержит обязательных реквизитов, содержащихся в п.п. 4-7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (сведения о наименовании проданного товара, его количестве, подписей и наименование должностей лиц, осуществивших реализацию). Поэтому организация не вправе использовать этот чек в качестве основания для отражения расходов на бензин как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.Отметим, что в налоговом учете под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). В РФ порядок оформления первичных документов регламентирован ст. 9 Закона 402-ФЗ.

Подготовлено по материалам системы Гарант.Официальный представитель по Волгоградской области Компания «Гарант – Викомэс». Тел.: (8442)23-11-21, 26-51-72

volga-kaspiy.ru

Подотчет и кассовые чеки

Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них можно спокойно брать у подотчетников, а каких сторониться.

Основная часть подотчетных средств подтверждается кассовыми чеками. Но у них нет унифицированной формы, поэтому какие только шедевры не попадают в бухгалтерию. Продавцы пишут в них свои данные, товары, умудряются шутить и возмущаться. Словом, кто во что горазд. На настоящих чеках из жизни мы показали, какие из них можно спокойно брать у подотчетников, а каких сторониться.

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

В чеке стоит ИНН другого региона

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

На каждом чеке обязателен ИНН компании. Первые две цифры после нулей соответствуют региону. К примеру, 23 — Краснодарский край. Если сотрудника отправляют в командировку в другой регион, то в чеках должен быть ИНН именно того региона. Иначе возможны претензии со стороны инспекторов — расходы по чеку снимут, а также доначислят компании как налоговому агенту НДФЛ. Поэтому надо сразу выяснить, в чем причина, и если расхождение необъяснимо, то безопаснее чек у подотчетника не принимать. Расхождения бывают по следующим причинам.

Полный список регионов по номерам, с которых начинаются ИНН компаний, смотрите ниже. 

Первая — продавец может получить ИНН в одном регионе, а его подразделение, в котором отоваривался сотрудник, к примеру заправился, находится в другом регионе. В таком случае ИНН в чеке не будет соответствовать региону, в котором проходила командировка. Проверить регион можно по другому реквизиту — КПП. Если в нем 5-й и 6-й знаки с цифрой 02, то это обособленное подразделение (например, у головного офиса КПП 230101001, а у обособленного — 230102001). А первые две цифры показывают как раз тот регион, где это обособленное подразделение работает.

Вторая причина — сотрудник приобрел товар по дороге в командировку или на обратном пути в своем регионе. Например, заправился. Такие расходы можно спокойно списывать, если по чеку они сделаны в период командировки, а не раньше или позже нее.

Инспекторы также спорят с расходами, если в чеке неверный ИНН. Или он не принадлежит компании. Или вместо ИНН стоят вопросительные знаки. Все это говорит о нарушениях продавца или сбоях в ККТ, поэтому у компании есть возможность защитить свои расходы, ссылаясь на то, что командированный работник не обязан проверять правильность ИНН в выданных ему документах (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 29.08.12 № А49-5864/2011).

В чеке начислены баллы за покупку

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

На практике часто бывает, что работник покупает товар для компании и предъявляет при этом свою бонусную карточку, чтобы продавец ему начислил за покупку бонусные баллы. В одних случаях информацию о баллах продавец печатает на отдельном чеке, а в других включает в тот же чек, в котором пробиты закупаемые товары (количество баллов и остаток).

Есть мнение, что компания не вправе списать все расходы по такому чеку. Сотрудник получил за покупки баллы, то есть выгоду за счет покупок компании, значит, компания обязана снизить учитываемые по чеку расходы на сумму баллов. Ведь сотрудник их будет использовать на свои личные покупки.

Мы считаем, что такое мнение ошибочно. Во-первых, в дальнейшем сотрудник может купить в счет баллов товар не для себя, а для компании. Во-вторых, работник рассчитался за приобретенные товары в полной сумме, без скидок, подотчетными средствами. Сколько за это ему начислили баллов, на налоговый учет никак не влияет, так как сумма расходов самой компании от этого не меняется. Причем она осталась бы такой же, даже если бы сотрудник карточку не предъявлял. Поэтому компания вправе списывать по чеку все расходы полностью независимо от того, какая сумма баллов пошла на счет сотрудника. Но если компания осторожничает, то стоит предупредить сотрудника, чтобы свои личные карты для накопления бонусов он при корпоративных покупках не использовал, иначе его расходы будут оплачены за счет подотчетных средств за минусом суммы баллов.

Кстати

При отражении в кассовом чеке баллов инспекторы могут предъявить претензии и продавцу. Товар, который покупатель получил на сумму баллов, налоговая служба рассматривает как безвозмездный. И требует с его стоимости удержать НДФЛ у покупателя (письмо ФНС России от 19.08.2011 № АС-4-3/13626). С этим можно спорить. При обмене баллов на товар у покупателя не возникает дохода. Ведь баллы начислены за ранее совершенные покупки. А значит, они небезвозмездны. Так же считает и Минфин (письмо от 02.04.2012 № 03-04-06/6-84).

В чеке одна марка бензина, а для машины нужна другая

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Для торговли нефтепродуктами действуют специальные правила применения ККТ. В выданных чеках с автозаправки обязательно должна быть марка бензина (письмо Государственной межведомственной экспертной комиссии от 28.11.1994 № АО-7-272). Если в чеке таких реквизитов нет, то инспекторы могут снять расходы.

Но топливные компании редко допускают подобные нарушения. Чаще встречается ситуация, что в чеке одна марка топлива — АИ95, а обычно для конкретного автомобиля водитель приобретает другой бензин — АИ-92.

Если цена между двумя марками отличается, есть риск, что инспекторы потребуют обосновать расходы. Для этого подойдут любые документы. Во-первых, инструкция на автомобиль. Чаще всего в ней написана примерно такая универсальная формулировка: «Рассчитан на топливо АИ-95, допускается применение бензина АИ-92, но для улучшения эксплуатационных характеристик рекомендуется использовать топливо АИ-98 и выше». Работник сам может написать служебную записку, чтобы перевести автомобиль на более дорогой бензин, на нем двигатель работает лучше. Если же это разовая закупка, можно просто взять объяснительную у работника. Например, о том, что на заправке закончился бензин одной марки и он купил другой — подороже.

В чеке товары для компании и для себя

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Некоторые сотрудники, которых компания отправляет за товаром для производства, заодно покупают что-то для своих личных нужд. И им пробивают все товары в одном кассовом чеке. К примеру, силикон, сверло и шайбы нужны для компании, а шуруп работник купил себе. В таких случаях есть риск, что инспекторы снимут расходы на товары для личного пользования. Поэтому стоит заранее предупредить подотчетников, чтобы личные расходы они просили продавца пробить по другому чеку.

Если же в представленных чеках товары компании и сотрудников уже отражены вперемешку, то, чтобы избежать претензий, надо такую путаницу обосновать. А именно подтвердить документами, что личные покупки работник забрал себе и их стоимость компания ему не возмещала. Сделать это можно, к примеру, авансовым отчетом, в котором на лицевой и оборотной стороне записана лишь стоимость товаров для компании. Оборотами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где проведена не вся сумма из чека, а только часть.

Сложность возникает, если розничная компания предоставила сотруднику скидку, допустим, как постоянному клиенту. Тогда скидку надо распределить пропорционально на все товары и вычесть из чека стоимость личного товара тоже со скидкой.

Дата и время чека не совпадают с днями командировки

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Если дата чека не попадает в период командировки, надо выяснить, почему возникла разница. К примеру, водитель предъявил чек на бензин из командировки с датой покупки 29 июля. А сама командировка закончилась 28 июля.

Разница с датами возможна по вине продавца. К примеру, из-за неверных настроек ККМ. Например, водитель действительно рассчитался за бензин 28-го числа, а чек продавец выдал следующим днем. Неверное время не препятствует списать расходы. Но стоит проверить, действительно ли заправка дала дефектный чек или липовый документ представил сам работник.

Также надо уточнить, где заправился водитель — в другом регионе или в том же городе, где работает. Если в том же, то это обычные хозяйственные расходы. Зачастую после окончания поездки бензина в баке нет, и перед выходом на работу сотрудник заезжает на заправку. Тогда оформить авансовый отчет надо не на командировочные, а на хозяйственные расходы. В путевой лист по командировке объем заправленного бензина можно не включать. А записать объем топлива достаточно в путевом листе от той же даты, что и дата чека, по строке «Выдано по заправочному листу».

А вот если чек из другой области, безопаснее командировку продлить. То же самое касается и автобусных билетов, которые для учета расходов имеют тот же самый статус, что и кассовые чеки. К примеру, если сотрудник ездил на автобусе в другой регион и предъявил чек на обратный путь на несколько дней позже, чем закончилась командировка. Чиновники не против расходов, если дата в билете не совпадает с периодом поездки. Но с НДФЛ есть риски. Экономической выгоды не возникает, если работник остался в командировке на выходные. А если вернулся после отпуска, то налоговики потребуют со стоимости проезда удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

В чеке на бензин две суммы - ГСМ и задаток

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

При покупке бензина за наличку водители иногда приносят чеки, в которых общая цена разбита на две суммы — стоимость топлива и задаток. Так происходит, если сотрудник расплатился за ГСМ бонусной картой. В чеке как раз видны номер карточки, общее количество покупок за месяц, число накопленных бонусов и баллы за покупку.

Бонусная система работает так. Покупатель предъявляет карту на автозаправке. Топливная компания снижает стоимость бензина, а разницу зачисляет на бонусную карточку. По сути это аванс от покупателя, а бонусами сотрудник вправе расплатиться в будущем.

В расходах по такому чеку компания вправе списать только стоимость фактически приобретенного и израсходованного бензина. По чеку это сумма за минусом задатка. Такую позицию нам подтвердили в Минфине. Расплатившись картой, работник перевел деньги компании на свой бонусный счет. А значит, сумму задатка должен вернуть. Если же компания решит возместить всю сумму, в расходы ее включать рискованно. Не исключено, что с возмещенного сотруднику задатка инспекторы потребуют также удержать НДФЛ. По сути, это доход работника, так как бонусы он потом может потратить за свои личные покупки.

В чеках на бензин кроется еще одна ловушка — предупреждение о том, что документ не является фискальным. Внешне отчет похож на обычный чек, в нем есть данные заправки, стоимость бензина, марка и литраж. Но для списания расходов он не подходит. Поэтому надо предупредить водителя о том, что после заправки ему надо взять у кассира нормальный чек (см. «УНП» № 20, 2012).

В чеке выделена сумма НДС

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Розничные продавцы в кассовый чек включают сумму НДС. Написана она может быть по-разному. В одних чеках прямо записано, что это НДС. В других напечатано, что это 18-процентный налог. В третьих просто вверху чека есть надпись «с учетом НДС».

Многие компании принимают по таким документам налог к вычету. Ведь продавец выполнил требование о выставлении счетов-фактур, если выдал розничному покупателю кассовый чек (п. 7 ст. 168 НК РФ). А подотчетный сотрудник как раз является таким розничным покупателем.

Но чиновники думают иначе. По мнению Минфина, одного чека недостаточно для вычета. Кодекс допускает, что кроме счетов-фактур вычет подтвердят и другие документы (п. 1 ст. 172 НК РФ). Но это касается лишь отдельных операций. В частности, командировочных расходов — на жилье и проезд. При покупке товара вычет без счета-фактуры недопустим (письмо Минфина России от 03.08.10 № 03-07-11/335). Компаниям удается убедить судей в своей правоте (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.07.09 № Ф04-4134/2009(10406-А6742)). Но чтобы не спорить, в расходах можно учесть стоимость товара вместе с налогом, это безопасно. Налоговики претензий не предъявляют.

Дата чека совпала с отпуском работника

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

Если сотрудник принес чек, оформленный в день отпуска, налоговики скорее всего признают расходы по нему необоснованными. Ведь сотрудник потратил деньги на отдыхе в своих личных интересах, а не для производственных нужд.

Чтобы избежать претензий, на практике компании оформляют авансовый отчет на другого человека, ему выдают деньги под отчет, а он уже рассчитается с отпускником. Но этот вариант подходит, только когда расходы не адресные. К примеру, так не получится сделать с расходами на бензин, если автозаправка пробивает номер топливной карты. Это может быть личная карточка работника или карта компании, которая закреплена за конкретным водителем. В таких случаях есть способ обойтись без спора — оформить отзыв из отпуска, но это трудоемко. Поэтому в случае претензий инспекторов можно привести следующие аргументы. Расходы могут быть именно производственными. К примеру, сотрудник заправляет машину, которую использует в служебных целях, накануне первого рабочего дня. Или пополняет счет телефона в отпуске, чтобы быть на связи с клиентами даже на отдыхе. Суды согласны, что «первичка», датированная отпускным днем, подтверждает расходы (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 11.10.2010 № А33-13602/2008).

Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания

СПРАВОЧНИК "Коды регионов"

01 Республика Адыгея (Адыгея)

02 Республика Башкортостан    

03 Республика Бурятия

04 Республика Алтай  

05 Республика Дагестан    

06 Республика Ингушетия   

07 Кабардино-Балкарская Республика     

08 Республика Калмыкия    

09 Карачаево-Черкесская Республика     

10 Республика Карелия

11 Республика Коми    

12 Республика Марий Эл    

13 Республика Мордовия    

14 Республика Саха (Якутия)   

15 Республика Северная Осетия - Алания     

16 Республика Татарстан (Татарстан)   

17 Республика Тыва    

18 Удмуртская Республика  

19 Республика Хакасия

20 Чеченская Республика   

21 Чувашская Республика - Чувашия

22 Алтайский край

23 Краснодарский край

24 Красноярский край  

25 Приморский край    

26 Ставропольский край    

27 Хабаровский край  

28 Амурская область  

29 Архангельская область  

30 Астраханская область   

31 Белгородская область   

32 Брянская область  

33 Владимирская область   

34 Волгоградская область  

35 Вологодская область    

36 Воронежская область    

37 Ивановская область

38 Иркутская область  

39 Калининградская область    

40 Калужская область  

41 Камчатский край    

42 Кемеровская область    

43 Кировская область  

44 Костромская область    

45 Курганская область

46 Курская область    

47 Ленинградская область  

48 Липецкая область  

49 Магаданская область    

50 Московская область

51 Мурманская область

52 Нижегородская область  

53 Новгородская область   

54 Новосибирская область  

55 Омская область

56 Оренбургская область   

57 Орловская область  

58 Пензенская область

59 Пермский край  

60 Псковская область  

61 Ростовская область

62 Рязанская область  

63 Самарская область  

64 Саратовская область    

65 Сахалинская область    

66 Свердловская область   

67 Смоленская область

68 Тамбовская область

69 Тверская область  

70 Томская область    

71 Тульская область  

72 Тюменская область  

73 Ульяновская область    

74 Челябинская область    

75 Забайкальский край

76 Ярославская область    

77 г. Москва  

78 Санкт-Петербург    

79 Еврейская автономная область   

83 Ненецкий автономный округ  

86 Ханты-Мансийский автономный округ - Югра   

87 Чукотский автономный округ

89 Ямало-Ненецкий автономный округ     

99 Иные территории, включая город и космодром Байконур     

www.gazeta-unp.ru

На кассовом чеке - лишь сумма: о документах к авансовому отчету

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету?

Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли принять к учету кассовый чек?

Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимы, с одной стороны, для подтверждения расходов, понесенных организацией, с другой - служат оправдательными документами о потраченных суммах для подотчетного лица.

Оправдательные документы

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 373-П).

В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).

В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам

Подтверждение расходов организации

Основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете служат первичные учетные документы (часть 1 ст. 9 и часть 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ). Отсутствие первичных учетных документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат, в том числе затрат на приобретение ГСМ (ст. 252 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации организации необходимо подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как приобретение бензина.

Отметим, что путевые листы и авансовые отчеты в качестве первичных документов, подтверждающих данный факт, рассматриваться не могут. Так как авансовый отчет является первичным учетным документом, служащим для подтверждения целевого расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 4.4 Положения N 373-П), факт покупки тех или иных ТМЦ он не подтверждает. Путевой лист необходим для подтверждения экономической обоснованности затрат на приобретение ГСМ. Сведения, содержащиеся в данном документе, позволяют определить количество ГСМ, используемых для производственных нужд, но сам факт покупки данных ГСМ путевой лист не подтверждает.

Рассмотрим, можно ли признать документом, подтверждающим факт покупки бензина, чек ККТ.

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение о ККТ).

Пунктом 2 Положения о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

С данным выводом согласны и контролирующие органы (смотрите письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, понятию "первичный учетный документ" чек ККТ будет соответствовать только в том случае, если он содержит все вышеперечисленные реквизиты.

Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца.

Отметим, что согласно п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, чек может содержать любые дополнительные реквизиты, необходимые продавцу.

В рассматриваемой ситуации чек ККТ не содержит обязательных реквизитов, содержащихся в п.п. 4-7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (сведения о наименовании проданного товара, его количестве, подписей и наименование должностей лиц осуществивших реализацию). Поэтому организация не вправе использовать этот чек в качестве основания для отражения расходов на бензин как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Отметим, что в налоговом учете под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 1 ст. 252 НК РФ). В РФ порядок оформления первичных документов регламентирован ст. 9 Закона 402-ФЗ.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

otchetonline.ru


Смотрите также