Особенности учета топливных карт на предприятии. Бензин по картам бухучет


Учёт ГСМ по топливным картам

Тонкости ведения учета горюче-смазочных материалов по топливным картам, а также достоинства их использования на предприятиях в России

Многие руководители предприятий на всей территории Российской Федерации сталкиваются с такой проблемой, как учет расходов на бензин и солярку, то есть с учетом расходов на горюче-смазочных материалов, которые необходимо использовать в предпринимательской деятельности многим организациям. Учёт гсм по топливным картам

Можно конечно выдавать наличные деньги наемному водителю и требовать от него под отчет. Но есть и более простой способ.

И именно этим способом является выдача водителю топливной карты. Как это действует? Давайте разбираться. Об этом пойдет речь в предложенной вам статье.

Что представляет из себя данный тип карт?

Это карта со встроенным микропроцессором, которая является средством учета используемого топлива. Сразу оговоримся данная карта не является картой, которой можно оплатить бензин или солярку.

Она приставляет из себя некий электронный документ строгой отчетности. Но при всем этом именно такая карта позволяет водителю получить требуемое количество топлива.

Данные карты бывают различных типов перечислим основные:

  • нелимитированные (подразумевает под собой, что за картой закрепляется строго определенное количество горючего).
  • лимитированные (так же как и в предыдущем случае за картой закрепляется определенный объем топлива, но при этом устанавливается некий предел количества топлива в расчете на определенную единицу времени (день или к примеру месяц).

Если вы хотите изменить лимиты вам придется подать заявку в организацию, которая выдала вам топливную карту. В данном заявлении нужно указал желаемые вами пределы по топливу.

Как получить такую карту?

Для получения подобной карты, вам надо обратиться в подразделение топливной компании, которое специализируется на выдачи и учете таких карт и заключить с ней договор.

Обязательно проверьте, что бы в выданном вам перечне документов было приложение, которое содержит перечень автозаправок на которых можно заправляться по подобным картам.

В соответствии с заключенным вами договором выдача вам топлива производится в виде выдачи его на автозаправке, которая принадлежит топливной компании. Топливо можно забрать сразу же после того как вы получите карту и приедете на соответствующую заправку.

Те суммы которые вы передали топливной компании представляет собой предоплату за горючее. За изготовление карты могут также попросить деньги или обязать вас вернуть её.

Как отразить затраты на покупку карты в бухгалтерском учете?

Обычно её учитывают по счету «Прочие материалы» для этого необходимо предоставить накладную, а в конце месяца цена карты просто суммируется с затратами на горючее.

В бухгалтерской проводки отражаются следующие моменты:

  • денежные средства необходимые для изготовления и приобретения карты.
  •  учет НДС и его вычет.
  • цена карты списывается в статью расходов на горючее.

Как видно из выше сказанного сотрудник вашей компании (например водитель) денег наличными не получает. Ему выдается лишь данная карта.

Однако учет топливных карт вести все же желательно. Его можно организовать на основе специально для этого разработанного и утвержденного журнала. Точная форма его утверждается каждой организацией самостоятельно.

Приведем основные параметры, которое могут отражаться в таком журнале:

  • дата получения вашим представителем карты.
  • дата, когда представитель вернул карту.
  • марка автомобиля, на которой ездит ваш водитель.
  • номера рабочей машины, которые выданы ГИБДД.
  • Фамилия, Имя и Отчество водителя и его личная подпись.
  • И другие параметры, которые руководство компании посчитает нужным учитывать.

Как происходит наложение налогов на приобретение топливной карты?

Обычно каждая фирма сама решает к каком виду расходов относится расходы на приобретение карты. Например, расходы на горючее, на содержание служебного автомобиля, прочие расходы и так далее и тому подобное.

НДС по топливным картам вычитается если:

  • карта находится на учете.
  • имеется счет-фактура на неё.
  • и карту предполагается использовать для операций, которые облагаются НДС.

Как отражается в бухгалтерском учете расходы на горючее?

Учёт гсм по топливным картамВся информация об операциях с подобными картами аккумулируется в специальном подразделение компании, которая выдала вам карту.

В конце каждого месяца компания поставщик топлива передает клиенту следующие документы:

  • товарную накладную на топливо.
  • счет-фактуру.
  • акт, в котором сверяются взаимные расчеты.
  • отчет за прошедший месяц, в котором отражены все операции с данной картой.

В перечисленных выше документах отражается объем реально израсходованного водителем топлива.

Его можно сверить с документами, которые вам предоставит ваш водитель (ими могут служить чеки с автозаправок, путевые листы и так далее).

Учет топлива ведется на основании данные, которые берутся из товарной накладной и отчета операций на прошедший месяц. Списание затрат на горючее осуществляется при предоставлении путевых листов.

Бухгалтерская проводка по учету горючего будет в себе содержать следующие моменты:

  • оплата топлива (предоставляется выписка из банка о данной операции).
  • купленное топливо поставлено на учет и находится на топливной карте (предоставляется заключенный вами договор с топливной компанией, отчет и товарная накладная, которую вам предоставит поставщик горючего).
  • учтен НДС (предоставляется счет-фактура или соответствующая запись в книге покупок).
  • зачет предоплаты за топливо (предоставляется бухгалтерская справка и акт сверки взаимных расчетов).
  • списание израсходованного за месяц топлива (на основании бухгалтерской справки и путевого листа, которые предоставит водитель).

Как происходит процесс наложения налогов на расходы по топливу?

С точки зрения налогообложения все затраты на горючее — это расходы по обычным видам деятельности. Их можно относить как к расходам на содержание рабочего автотранспорта, так и обычным материальным расходам.

Чтобы уменьшить налогообложение советуем проверить все следующие моменты:

  • все расходы на горючее должны быть экономически обоснованны.
  • подтверждены документами.
  • эти расходы должны возникнуть приведении деятельности, направленной на получение прибыли.

Только в таки случаях НДС по топливу можно принимать к вычету:

  • топливо принято на баланс.
  • на него есть счет-фактура.
  • топливо предполагается использовать для операций, которые облагаются НДС.

В заключение следует особо отметить тот факт, что учет горюче-смазочных материалов на основании топливных карт очень удобен, так как ,во- первых, водителю не выдаются на руки наличные деньги и у него не будет возможности с ними манипулировать и проводить махинации.

Также это и удобно и водителю (при условии его порядочности) так как отпадает необходимость заполнять необходимые документы после каждой поездки ли заправки.

А если происходит несколько заправок за день? Именно поэтому топливная карта позволит вам и вашим рабочим существенно сэкономить время на оформлении документов.

Во вторых, в конце каждого месяца вы получаете полный отчет о том, как израсходовано топливо, сколько было заправок, сколько горючего осталось.

Помимо этого вам передадут сотрудники топливной компании целый пакет документов, которые вы легко сможете сверить с документами, которые вам предоставит ваш нанятый на работу водитель (при условии, что вы будете требовать от него отчетности).

С полученным пакетом необходимых документов вам будет намного легче учитывать как само топливо, так его расход в бухгалтерском и налоговом отчете.

Таким образом, использование топливных карт для учета горюче-смазочных материалов несомненно упростит вам жизнь, а также жизнь нанятым вам на работу людям, уменьшит необходимое количество отчетных документов и позволит более рационально использовать рабочее время, которое лучше направить на полезную работу и, следовательно, получение большего количества прибыли.

А ведь это главный критерий в работе любой коммерческой структуры.

Она должна приносить доход своим основателям и быть как можно менее затратной.

Использование топливных карт позволит в свою очередь несколько снизить издержки и необходимое количество документов и таким образом облегчит жизнь предпринимателям.

Бесплатная консультация юриста

pozvoniuristu.ru

Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2018 году

На этой странице:

Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.

Что собой представляют топливные карты

Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:

  • Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
  • Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
  • Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
  • Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.

Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.

Рекомендации по учету

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

  • Нужна Учетная политика, а также План счетов.
  • Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
  • В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
  • Необходимо установить тип путевого листа.
  • Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
  • Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
  • Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
  • Разрабатывается табличная ведомость.

ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.

Топливные карты в бухучете

ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:

  • ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
  • ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
  • ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
  • ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
  • ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.

Бухучет трат на топливо

Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:

  • Счет-фактуру.
  • Помесячный отчет по платежам.
  • Накладную.
  • Акт сверки взаиморасчетов.

В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:

  • ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
  • ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
  • ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
  • ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
  • ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
  • ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.

Налоговый учет

Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:

  • Принятие ТК к учету.
  • Получение счет-фактуры.
  • Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.

Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:

  • Обоснование трат, если они не превышают норму.
  • Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
  • Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.

При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка:  ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.

Проводки по ТК для бюджетных субъектов

Проводки по ТК будут следующими:

  • ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
  • ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
  • ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
  • ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
  • ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
  • ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.

Законодательное обоснование

Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:

  • Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
  • Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
  • Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
  • Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
  • Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.

Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.

Распространенные ошибки

Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:

  • Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
  • ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.

Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.

assistentus.ru

Учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году

Что такое горюче-смазочные материалы. Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2018 году. Что такое топливные карты. Особенности учета ГСМ в НКО и бюджетных организациях

Работа любого предприятия состоит из множества процессов,каждый из которого в результате приводит к получению прибыли.

В них могут быть задействованы средства, которые прямо или косвенно относятся к производственному процессу, оказанию услуг и выполнению работ. Но иногда возникает вопрос, как правильно их учитывать.

Основные моменты

Вся работа предприятия предусматривает использование разнообразных ресурсов. Одним из них выступает бензин.

Цель его применения определяется родом деятельности предприятия. Он может относиться к производственным запасам или нет.

К примеру, для компании, занимающейся транспортными перевозками, он относится к производственным запасам.

Если же предприятие занимается выпуском продуктов питания, но при этом самостоятельно доставляет свой товар в пункты реализации, то он относится к непроизводственным затратам, но при этом учитывается при расчете финансовых результатов.

Если же бензин используется как средство обеспечения передвижения лица, имеющего определенное поручение, связанное с нуждами предприятия, то такие расходы учитываются, но не влияют на прибыль.

Обратите внимание на то, что бензин может использоваться как горючее не только для заправки и приведение в действие автотранспорта.

Он может применятся для заправки рабочего оборудования, такого как бензиновый триммер или пилка.

В таком случае он может относиться к общехозяйственным расходам, если это оборудование применяется для облагораживания прилегающей территории.

Но в случае, когда данные приборы являются средством получения прибыли, он относится к производственным затратам.

Как видите, данный вопрос содержит массу нюансов, в которых стоит более детально разобраться.

Определения

В данной статье будет использован ряд терминов, не относящихся к финансовой сфере, но имеющих непосредственное отношение к обсуждаемому вопросу. Рассмотрим их значение.

Топливная карта Это технический расчетный инструмент, в который встроен процессор. Она дает право владельцу на получение топлива в количестве, которое было заранее оплачено
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) Это нефтепродукты, которые используются в качестве топлива и смазки для транспорта или специального оборудования
Бензин Это бесцветная жидкость, относящаяся к ГСМ, получаемая путем переработки нефти

С какой целью ведется

Горюче-смазочные материалы, в частности бензин,являются материалами, без которых сложно сегодня представить работу любого предприятия.

Использование бензина может быть связанно непосредственно с производственным процессом или применяться для косвенных операций. В любом случае необходимо вести его учет.

В зависимости от того, с какой целью используется материал, его можно отнести к производственным, что позволит уменьшить налоговую базу, увеличить себестоимость продукции и правильно высчитать окончательную цену товара, поставляемого предприятием своим потребителям.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что учет ГСМ, как и других материалов, ведется с целью правильного расчета финансовых результатов, осуществления финансового планирования, а также расчетов с бюджетом в виде налоговых платежей.

Правовая база

При работе с учетом горюче смазочных материалов по топливным картам используется следующая нормативная база:

Также для ведения учета используются правила бухгалтерского учета и план счетов.

Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам

Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.

Их различают по наличию ограничений:

Лимитированные Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период
Не лимитированные Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения

Еще одним методом классификации является учетная единица. По этому признаку различают:

Литровые Это карта, которая выдается на заранее оплаченный объем топлива
Денежная На карте содержится денежная сумма, из которой в последствии ведется вычет при оплате материалов

Использование топливных карт – удобный и выгодный способ расчета. Поэтому он часто используется юридическими лицами. При этом важно, чтобы на предприятии велся правильный учет средств.

Для этого используют план счетов, а также разработанная учетная политика, которая должна содержать информацию о:

  • стоимости ГСМ;
  • методе учета расходов на ГСМ;
  • о методах внесения карт на баланс предприятия;
  • создании специального учетного журнала;
  • наименование места хранения ГСМ.

Для учета используются специальные листы.

Какими проводками отображается

Учет топливных карточек ГСМ ведется на основании договора на поставку топлива или товарной накладной.

Для этого используется счет 10.6 – «Прочие материалы». Но прежде, чем сумма будет внесена на данный счет, необходимо провести ряд хозяйственных операций.

Рассмотрим более подробно, какие используются проводки для учета топливной карты:

Дебит Кредит Хозяйственная операция
60 51 Перечисление средств за изготовление карт
10 60 Отображение карты в составе товарно-материальных ценностей
19 60 Учет НДС
68 19 Принятие к вычету НДС
20, 26, 44 10 Списание стоимости карты на расходы

Карта для использования выдается водителю, который должен получать по ней назначенные ГСМ. Важно, что эта операция не подтверждается бухгалтерской проводкой.так как лицо не получает на руки денежные средства.

Распространенной бухгалтерской ошибкой является использование в этом случае 71 счета,что недопустимо и приводит к нарушению ведения отчетности.

Учет самого бензина ведется на счете 10.3 «Топливо».Все операции также подтверждаются документально. Расходы рассчитываются на основе путевых листов, предоставленных ответственным лицом.

Какие операции проводятся до списания материалов на расходы, вы может просмотреть в таблице, представленной ниже:

Документальное оформление

Учет и списание ГСМ по топливным картам должны подтверждаться документально. Он изготавливается предприятием, обеспечивающим поставку бензина.

Но расходы, которые связаны с этой операцией, несет заказчик. Основанием для учета является банковская выписка.

Стоимость карты указывается в договоре на поставку или товарной накладной. Если такова используется. Со стоимости карты, как и любого товара, уплачивается НДС.

Для его расчета используется счет-фактура, а для вычета – книга закупок. Все затраты, которые несет предприятие в связи с изготовлением карты, относятся к расходам, которые фиксирует бухгалтерская справка.

Карта выдается ответственному лицу под роспись. Учет материалов,которые по ней полагаются, ведется на основании таких документов:

Как именно они применяются, вы можете увидеть в таблице, представленной в пункте выше.

Помимо бухгалтерского учета на предприятии в обязательном порядке ведется налоговый учет ГСМ и топливных карт. Предприятие, как потребитель, уплачивает НДС с такого товара как топливная карта.

Вычет производится в случае, если операции, для которых приобретена карта, облагаются НДС. Эта операция проводится после принятия карты на учет и получения счета-фактуры.

Топливо может быть внесено в расходные материалы и его стоимость уменьшит налогооблагаемую базу в случае, если оно применялось непосредственно с целью получения дохода, что подтверждено документально.

Возникающие нюансы

Представленный выше пример учета ГСМ используется для большинства коммерческих организаций и предприятий.

Но для отдельных видов организаций используется несколько другой учет. Рассмотрим это более подробно.

В НКО

В некоммерческих организациях не предусмотрено получение дохода. Поэтому учет они осуществляют несколько другими методами. НКО не оплачивает налог на прибыль, следовательно, не ведется налоговый учет.

Но так как баланс организации имеет доходную и расходную части, в обязательном порядке нужно вести бухгалтерский учет денежных средств.

Для решения многих задач в НКО могут использоваться ГСМ. Они,как и у других предприятий, учитываются на счету 10.3.

Видео: учет путевых листов и ГСМНо так как их расход не связан с производством, то использование бензина отражается на счете 26 – «общехозяйственные расходы». В остальном проводки имеют такой же вид, как и у коммерческих предприятий.

Бюджетном учреждении

Отдельным вопросом можно вынести учет топлива на государственных предприятиях, которые именуются как бюджетные организации. Для них используется другой план счетов.

Порядок учета ГСМ по топливным картам в бюджетном учреждении представлен ниже:

Дебит Кредит Операция
1201055101302022830 1302022730120101610 Отражение стоимости закупленных топливных карт
120822560 120105610 Отражение карт, выданных ответвленным лицам
110503340 120822660 Отображение стоимости материалов, аванс за которые проводился денежной картой
110503340 120822660 Отображение стоимости материалов, оплаченных картой литровой
140101222 140101272 110503340 Перенесение стоимости ГСМ на текущие расходы
110601310 110503340 Отражается сумма средств,используемых для ведения предприятием основной деятельности

Рассмотрев таблицу, можно сделать вывод, что учет ГСМ на бюджетных предприятиях значительно отличается от частных.

Так как в нем отображается использование карточки в зависимости от ее разновидности,а также в учетных документах отображается выдача расчетного средства на руки ответственному лицу. Чего не предусматривают стандартные бухгалтерские операции.

Горюче-смазочные материалы, а именно бензин, это одно из средств, которые чаще всего используется на предприятиях.

Даже если производственный процесс никак не связан с использованием нефтепродуктов, он может применяться для обеспечения перемещения определенных лиц.

Поэтому важно правильно вести учет данного средства, для чего используется счет 10.3. «Топливо». К каким расходам относятся данные затраты, зависит от специфики предприятия.

Для упрощения расчетов с поставщиками ГСМ используется топливные карты. Они могут различаться между собой по учетным единицам и лимитированию. Их учет ведется на счету 10.6.

jurist-protect.ru


Смотрите также